Algemene voorwaarden rondomklachten.nl
Het Mediatorkantoor – vertegenwoordigd door Ron Pieper
Versie: 20 september 2026
Inleiding
Deze algemene voorwaarden gelden voor de dienstverlening van Het Mediatorkantoor, vertegenwoordigd door Ron Pieper, handelend onder de naam rondomklachten.nl. Het Mediatorkantoor is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76151948 en is gevestigd aan Zeggebeemd 24, 5551 GD Valkenswaard.
Deze voorwaarden zijn opgesteld als algemeen contractueel kader. De concrete opdrachtbevestiging, offerte, mediationovereenkomst, geheimhoudingsovereenkomst of andere schriftelijke afspraak kan aanvullende of afwijkende bepalingen bevatten. In dat geval gaat de specifieke schriftelijke afspraak voor op deze algemene voorwaarden. Dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen blijven onverkort van toepassing.
Artikel 1. Definities
Opdrachtnemer: Het Mediatorkantoor, vertegenwoordigd door Ron Pieper, handelend onder de naam rondomklachten.nl.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht geeft, of met wie Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.
Opdracht: de overeengekomen werkzaamheden, waaronder klachtenfunctionariaat, advies, consultancy, begeleiding, mediation of daarmee samenhangende werkzaamheden.
Overeenkomst: iedere afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer over het verrichten van werkzaamheden, ongeacht of deze schriftelijk, mondeling, digitaal of per e-mail tot stand komt.
Partijen: Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk.
Artikel 2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten van Opdrachtnemer, en op alle daaruit voortvloeiende werkzaamheden. De voorwaarden gelden ook voor aanvullende en toekomstige opdrachten, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Opdrachtnemer deze vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. Een afwijking van een bepaling geldt alleen voor de betreffende opdracht en niet automatisch voor volgende opdrachten.
Artikel 3. Diensten en professionele rol
Opdrachtnemer verricht werkzaamheden als klachtenfunctionaris, adviseur/consultant en mediator. De precieze rol, opdrachtomvang, werkwijze en rapportage worden per opdracht vastgesteld. Opdrachtnemer kan een opdracht weigeren wanneer deze niet past bij de deskundigheid, onafhankelijkheid, beschikbaarheid of professionele verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer.
Opdrachtnemer verricht de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen en met de zorgvuldigheid die van een redelijk handelend en bekwaam professional mag worden verwacht. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, gaat het om een inspanningsverplichting en niet om een garantie op een bepaald resultaat.
Opdrachtnemer is niet de vertegenwoordiger, werkgever, jurist of beslisser van Opdrachtgever. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor besluiten die Opdrachtgever zelf neemt naar aanleiding van adviezen, gesprekken, bevindingen of rapportages.
Wanneer Opdrachtnemer optreedt als klachtenfunctionaris, wordt de professionele onafhankelijkheid van die rol gerespecteerd. De inhoudelijke behandeling van een klacht en de daarbij geldende wettelijke, beroepsmatige of organisatorische kaders kunnen door de specifieke opdracht of toepasselijke regelgeving worden bepaald.
Artikel 4. Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging accepteert, zodra Partijen de afspraken schriftelijk of digitaal bevestigen, of zodra Opdrachtnemer met instemming van Opdrachtgever met de werkzaamheden begint.
Een offerte is vrijblijvend, tenzij de offerte anders vermeldt. Een offerte geldt gedurende de daarin genoemde termijn en, als geen termijn is genoemd, gedurende 30 dagen na de offertedatum. Kennelijke vergissingen of verschrijvingen binden Opdrachtnemer niet.
Opdrachtnemer mag uitgaan van de juistheid en volledigheid van de informatie die Opdrachtgever verstrekt. Opdrachtgever informeert Opdrachtnemer tijdig over omstandigheden die voor de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn.
Artikel 5. Uitvoering en verplichtingen van Opdrachtgever
Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten, contacten, medewerking en faciliteiten die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Als noodzakelijke informatie of medewerking ontbreekt, mag Opdrachtnemer de uitvoering opschorten en de daardoor ontstane redelijke kosten in rekening brengen.
Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en kan, na overleg met Opdrachtgever, gebruikmaken van een gespecialiseerde derde. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige inzet van die derde, tenzij de aard van de opdracht of een specifieke afspraak anders bepaalt.
Termijnen voor uitvoering of oplevering zijn indicatief, tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk een fatale termijn zijn overeengekomen.
Artikel 6. Wijzigingen, meerwerk en annulering
Werkzaamheden die op verzoek van Opdrachtgever buiten de overeengekomen opdracht vallen, gelden als meerwerk. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever vooraf over de gevolgen voor de planning en, voor zover redelijkerwijs mogelijk, over de financiële gevolgen. Meerwerk wordt tegen het overeengekomen of gebruikelijke tarief uitgevoerd.
Opdrachtgever kan een afspraak of opdracht annuleren. Bij annulering heeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van reeds verrichte werkzaamheden en redelijkerwijs gemaakte kosten. Bij een gereserveerde afspraak kan daarnaast een annuleringsvergoeding gelden wanneer die vooraf in de offerte of opdrachtbevestiging is vermeld.
Voor mediation geldt dat iedere deelnemer de mediation kan beëindigen. De gevolgen daarvan, waaronder de financiële afwikkeling en vertrouwelijkheid, worden mede bepaald door de afzonderlijke mediationovereenkomst en eventuele toepasselijke mediationregels.
Voor zover een wettelijke regeling een opdrachtgever of consument een recht geeft om een overeenkomst te annuleren, op te zeggen of te herroepen, blijft dat recht onverkort van toepassing.
Artikel 7. Tarieven, kosten en betaling
Tarieven, eventuele vaste prijzen, btw, reiskosten en overige kosten worden vermeld in de offerte of opdrachtbevestiging. Als geen vaste prijs is overeengekomen, worden de werkzaamheden berekend op basis van het overeengekomen uurtarief of, bij gebrek daaraan, het gebruikelijke tarief van Opdrachtnemer.
Facturen moeten worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Opdrachtgever mag betaling niet opschorten of verrekenen, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat.
Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever, na de wettelijk vereiste ingebrekestelling of aanmaning, de wettelijke rente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Opdrachtnemer mag de uitvoering van de opdracht opschorten zolang een opeisbare factuur onbetaald blijft, nadat Opdrachtgever daarover is geïnformeerd. Voor consumenten geldt hierbij steeds de wettelijk voorgeschreven wijze van aanmaning en de toepasselijke wettelijke grenzen voor incassokosten.
Artikel 8. Overmacht
Opdrachtnemer is niet gehouden een verplichting na te komen wanneer nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is door een omstandigheid die niet aan Opdrachtnemer kan worden toegerekend. Onder overmacht vallen onder meer ziekte, arbeidsongeschiktheid, storingen in communicatie- of ICT-systemen, brand, stroomuitval, overheidsmaatregelen, natuurrampen en andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Opdrachtnemer.
Tijdens overmacht mogen Partijen de uitvoering opschorten. Als de overmachtssituatie langer dan twee maanden duurt, mogen beide Partijen de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen zonder schadevergoeding. Werkzaamheden die al zijn uitgevoerd en kosten die al zijn gemaakt, mogen worden gefactureerd.
Artikel 9. Klachten over de dienstverlening
Opdrachtgever meldt een klacht over de uitvoering van de opdracht zo spoedig mogelijk nadat Opdrachtgever de tekortkoming heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken. De klacht wordt gemotiveerd per e-mail gestuurd aan info@rondomklachten.nl. Opdrachtgever geeft Opdrachtnemer de gelegenheid de klacht te onderzoeken en, waar redelijk mogelijk, te herstellen.
Opdrachtnemer bevestigt de ontvangst van een klacht in beginsel binnen 14 dagen. Indien meer tijd nodig is voor onderzoek, informeert Opdrachtnemer de klager binnen die termijn over de verwachte termijn voor inhoudelijke behandeling.
Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij de wet anders bepaalt of Partijen schriftelijk anders overeenkomen. Deze klachtenregeling beperkt geen wettelijke rechten van Opdrachtgever.
Artikel 10. Vertrouwelijkheid en mediation
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen zorgvuldig. Informatie is vertrouwelijk wanneer dit uitdrukkelijk is afgesproken of uit de aard van de informatie volgt. Opdrachtnemer deelt informatie niet met derden, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, met toestemming van de betrokkene of opdrachtgever, of wanneer een wettelijke verplichting of bevoegdheid dit vereist.
Voor mediation gelden de vertrouwelijkheidsafspraken uit de mediationovereenkomst en eventuele toepasselijke mediationregels. Deze algemene voorwaarden vervangen geen mediationovereenkomst en bepalen niet zelfstandig welke informatie in een mediation wel of niet mag worden gebruikt of gedeeld.
Een klachtenfunctionaris of adviseur kan gebonden zijn aan aanvullende beroeps-, opdracht- of geheimhoudingsafspraken. Die afspraken worden indien nodig afzonderlijk vastgelegd.
Artikel 11. Privacy en persoonsgegevens
Op de verwerking van persoonsgegevens is de privacyverklaring van rondomklachten.nl van toepassing. Opdrachtgever en Opdrachtnemer werken mee aan de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De rol van Opdrachtnemer bij de verwerking van persoonsgegevens wordt per verwerking bepaald. Wanneer Opdrachtnemer persoonsgegevens namens Opdrachtgever verwerkt als verwerker in de zin van de AVG, sluiten Partijen voorafgaand of zo spoedig mogelijk bij aanvang van die verwerking een passende verwerkersovereenkomst. Wanneer Opdrachtnemer voor een verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke is, geldt de daarvoor toepasselijke privacyverklaring en regelgeving.
Opdrachtgever verstrekt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht en mag niet meer gegevens aanleveren dan daarvoor nodig is. Partijen treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Artikel 12. Aansprakelijkheid
Opdrachtnemer is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst, en uitsluitend voor zover die aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.
De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Opdrachtgever in rekening is gebracht en betaald, met als maximum het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtnemer in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Bij een opdracht die korter dan twaalf maanden duurt, geldt het bedrag dat voor die opdracht is betaald als uitgangspunt.
De beperking geldt niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer, voor zover uitsluiting of beperking daarvan wettelijk niet is toegestaan. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde omzet, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Een aanspraak op schadevergoeding vervalt wanneer Opdrachtgever niet binnen één jaar na ontdekking van de schade een rechtsvordering heeft ingesteld, tenzij dwingend recht een langere termijn voorschrijft.
Artikel 13. Intellectuele eigendom
Auteursrechten en andere intellectuele-eigendomsrechten op door Opdrachtnemer gemaakte adviezen, rapportages, modellen, teksten en andere documenten blijven bij Opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Opdrachtgever krijgt na volledige betaling een niet-exclusief gebruiksrecht voor het doel waarvoor het materiaal is opgesteld.
Opdrachtgever mag materiaal van Opdrachtnemer niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming openbaar maken, verveelvoudigen of commercieel aan derden ter beschikking stellen, behalve voor zover dat noodzakelijk is voor het overeengekomen doel of wettelijk is toegestaan.
Artikel 14. Duur en beëindiging
Een overeenkomst eindigt wanneer de opdracht is voltooid, de overeengekomen looptijd eindigt, Partijen dit schriftelijk overeenkomen of een van de Partijen de overeenkomst rechtsgeldig beëindigt.
Opdrachtnemer mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen wanneer Opdrachtgever wezenlijk tekortschiet, niet tijdig betaalt, noodzakelijke medewerking niet verleent, failliet wordt verklaard of wanneer voortzetting redelijkerwijs niet van Opdrachtnemer kan worden verlangd. Opdrachtnemer behoudt in dat geval recht op betaling van verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten.
Deze bepaling laat wettelijke rechten van consumenten of andere opdrachtgevers om de overeenkomst te beëindigen of op te zeggen onverlet.
Artikel 15. Geschillen en toepasselijk recht
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Als het geschil daarvoor geschikt is, kunnen Partijen in overleg een onafhankelijke mediator inschakelen. Deelname aan mediation is vrijwillig, tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.
Op alle overeenkomsten met Opdrachtnemer is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter volgens de wettelijke regels. Voor consumenten geldt dat zij niet kunnen worden verplicht een geschil voor te leggen aan een rechter die niet op grond van dwingend recht bevoegd is.
Artikel 16. Wijzigingen en beschikbaarheid
Opdrachtnemer mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Voor bestaande opdrachten blijft de versie gelden die bij het aangaan van de overeenkomst van toepassing was, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen of een wijziging noodzakelijk is door wet- of regelgeving.
De actuele versie van deze algemene voorwaarden is beschikbaar via rondomklachten.nl. Op verzoek wordt een exemplaar kosteloos toegezonden.
Artikel 17. Contactgegevens
Het Mediatorkantoor – vertegenwoordigd door Ron Pieper
Zeggebeemd 24, 5551 GD Valkenswaard
KvK-nummer: 76151948
E-mail: info@rondomklachten.nl
Telefoon: 06-41905440
Website: https://rondomklachten.nl
Algemene voorwaarden rondomklachten.nl – Het Mediatorkantoor