← Terug naar de homepage

Privacyverklaring rondomklachten.nl

Laatst bijgewerkt: 20 september 2026

1. Inleiding

rondomklachten.nl hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In mijn werkzaamheden als klachtenfunctionaris, adviseur/consultant en mediator kan ik persoonsgegevens verwerken. Afhankelijk van de opdracht kan het daarbij ook gaan om persoonsgegevens van bijzondere aard, zoals gegevens over gezondheid of andere persoonlijke omstandigheden.

In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, voor welke doelen, op welke wettelijke grondslagen, met wie ik gegevens deel, hoe lang ik gegevens bewaar en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt voor de website rondomklachten.nl en voor de persoonsgegevens die ik verwerk in het kader van mijn dienstverlening en mijn contacten met opdrachtgevers, cliënten, gesprekspartners en andere betrokkenen. Voor een specifieke opdracht kunnen aanvullende afspraken gelden in een opdracht-, geheimhoudings-, mediation- of verwerkersovereenkomst. Die afspraken blijven naast deze verklaring van toepassing.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die ik voor mijn eigen bedrijfsvoering uitvoer, is:

• Het Mediatorkantoor, handelend onder de naam rondomklachten.nl, vertegenwoordigd door Ron Pieper
• Zeggebeemd 24
• 5551 GD Valkenswaard
• KvK-nummer: 76151948
• E-mail: info@rondomklachten.nl
• Telefoon: 06-41905440

In deze privacyverklaring wordt verder gesproken over “ik”, “mij” of “rondomklachten.nl”. Voor vragen over privacy of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via info@rondomklachten.nl.

Voor Het Mediatorkantoor is geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangewezen. Ron Pieper is als eigenaar en verwerkingsverantwoordelijke het aanspreekpunt voor privacyzaken. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@rondomklachten.nl.

3. Van wie en hoe verkrijg ik persoonsgegevens?

Ik ontvang persoonsgegevens meestal rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt, een opdracht bespreekt, een formulier invult of deelneemt aan een gesprek. Afhankelijk van de opdracht kan ik gegevens ook ontvangen van een opdrachtgever, werkgever, wederpartij, mediator, samenwerkingspartner of andere betrokken persoon. Ik kan daarnaast gegevens verwerken die openbaar beschikbaar zijn, voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is voor de uitvoering van mijn werkzaamheden.

4. Welke persoonsgegevens kan ik verwerken?

Afhankelijk van het contact en de aard van de opdracht kan ik onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• naam, aanspreekvorm en contactgegevens;
• adresgegevens en, wanneer relevant, functie, organisatie en zakelijke gegevens;
• gegevens die u zelf verstrekt tijdens telefonisch, schriftelijk of persoonlijk contact;
• correspondentie, gespreksverslagen, meldingen, klachten, verklaringen en andere dossiergegevens;
• informatie die noodzakelijk is voor advisering, begeleiding, klachtenbehandeling of mediation;
• factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
• technische gegevens over websitegebruik, zoals IP-adres, browserinformatie, apparaat- en loggegevens, voor zover die via de website worden verwerkt;
• gegevens die u via de website, een contactformulier, e-mail of andere communicatiekanalen verstrekt.

Ik verwerk niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel. Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, hangt af van de opdracht en de manier waarop u contact met mij heeft.

5. Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

In mijn werkzaamheden als klachtenfunctionaris en mediator kan ik informatie ontvangen die onder bijzondere categorieën van persoonsgegevens valt, bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, arbeidsongeschiktheid, gedrag, religie, ras, seksuele gerichtheid of andere zeer persoonlijke omstandigheden. In uitzonderlijke gevallen kan ook informatie over strafrechtelijke feiten of veroordelingen aan de orde komen.

Ik verwerk dergelijke gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is en wanneer zowel een algemene wettelijke grondslag als een toepasselijke aanvullende uitzondering voor bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens bestaat. Welke uitzondering van toepassing is, wordt per situatie beoordeeld. Waar mogelijk beperk ik de hoeveelheid gevoelige informatie tot wat noodzakelijk is.

Stuur via een algemeen contactformulier of gewone e-mail bij voorkeur geen uitgebreide vertrouwelijke of gevoelige informatie voordat duidelijk is op welke wijze deze informatie veilig kan worden gedeeld.

6. Waarvoor en op welke grondslag gebruik ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens alleen voor een duidelijk omschreven doel en op basis van een wettelijke grondslag. De toepasselijke grondslag hangt af van de concrete verwerking.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet. Als u noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan ik een opdracht mogelijk niet aangaan of uitvoeren.

7. Mijn rol bij opdrachten voor organisaties

Mijn rol vanuit de AVG kan per opdracht verschillen. Een organisatie kan bijvoorbeeld verwerkingsverantwoordelijke zijn voor haar eigen klachtproces, terwijl ik in opdracht persoonsgegevens verwerk. In andere situaties ben ik zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld voor mijn eigen administratie, facturering en communicatie.

Per opdracht worden waar nodig afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden, vertrouwelijkheid, beveiliging, bewaartermijnen en een verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring beschrijft vooral mijn eigen verwerkingen; voor verwerkingen waarvoor een opdrachtgever verantwoordelijk is, kan ook de privacyverklaring van die opdrachtgever gelden.

8. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik deel persoonsgegevens niet zomaar met derden. Dat gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer een wettelijke verplichting of bevoegdheid daartoe aanleiding geeft.

• opdrachtgevers en personen die rechtstreeks bij een opdracht betrokken zijn;
• accountants, administratieve dienstverleners en andere professionele adviseurs;
• ICT-, hosting-, e-mail-, agenda- en dossierleveranciers die mij ondersteunen;
• dienstverleners die als verwerker voor mij optreden;
• overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben.

Met verwerkers maak ik waar nodig afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens. Ik verkoop of verhuur geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.

9. Website, hosting en internationale doorgifte

De website en het e-mailadres info@rondomklachten.nl worden gehost en/of technisch ondersteund via Namecheap.com. Bij hosting en e-mailgebruik kunnen bijvoorbeeld IP-adressen, loggegevens, afzender- en ontvangergegevens en, waar van toepassing, de inhoud van berichten worden verwerkt voor zover dat nodig is om de website en e-mail te laten functioneren. Namecheap kan daarbij als verwerker optreden. Voor doorgiften buiten de EER worden de daarvoor geldende wettelijke waarborgen toegepast. Raadpleeg ook de privacyverklaring en verwerkersinformatie van Namecheap.com.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt of daar toegang toe kan hebben, zorg ik ervoor dat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de AVG. Dat kan bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's), eventueel aangevuld met aanvullende maatregelen. Namecheap geeft aan dat persoonsgegevens vanuit de EER naar de Verenigde Staten kunnen worden verwerkt en dat voor dergelijke doorgiften passende transfermechanismen, waaronder SCC's, kunnen worden toegepast. citeturn0search0turn0search1

10. Cookies en vergelijkbare technieken

De website gebruikt uitsluitend noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor het technisch functioneren en de beveiliging van de website. Deze cookies worden niet gebruikt voor marketing of profilering. Voor zover uitsluitend strikt noodzakelijke cookies worden gebruikt, is daarvoor geen voorafgaande toestemming vereist. De website gebruikt geen analytische, marketing- of trackingcookies.

De website bevat een contactformulier. De gegevens die u via dit formulier invult, worden gebruikt om uw bericht te beantwoorden. Het formulier wordt technisch verwerkt via FormSubmit.co, dat de door u ingevulde gegevens doorstuurt naar het e-mailadres dat aan het formulier is gekoppeld. FormSubmit geeft aan inzendingen gedurende maximaal 30 dagen te bewaren en deze te gebruiken voor het leveren en beveiligen van de formuliertechniek. Zie voor meer informatie de privacyinformatie van FormSubmit. Vul via het contactformulier bij voorkeur geen uitgebreide vertrouwelijke of bijzondere persoonsgegevens in. Voor zover technisch noodzakelijk kunnen bij het formulier en de verzending technische loggegevens, zoals IP-adres en tijdstip, worden verwerkt.

De website gebruikt voor de vormgeving van de tekstlettertypen de Google Fonts-dienst. Daardoor kan uw browser bij het laden van een pagina verbinding maken met Google om de benodigde lettertypen op te halen. De website gebruikt geen Google Analytics of andere externe analyse-, marketing-, video- of kaartdiensten.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Ik gebruik geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanzienlijke mate treft. Als dat in de toekomst verandert, informeer ik u daarover afzonderlijk en leg ik uit welke logica, gevolgen en waarborgen van toepassing zijn.

12. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn rechtvaardigt. De exacte termijn hangt af van het soort verwerking, de opdracht en eventuele wettelijke of contractuele verplichtingen.

• contact- en aanvraaggegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contact wanneer geen opdracht tot stand komt, tenzij de gegevens eerder kunnen worden verwijderd of nodig zijn voor een overeenkomst of een redelijk te verwachten geschil;
• dossier- en opdrachtgegevens: gedurende de opdracht en in beginsel tot 5 jaar na afronding van de opdracht. Deze termijn kan langer zijn wanneer dat noodzakelijk is voor verantwoording, een wettelijke verplichting of het vastleggen en verdedigen van een concrete rechtsvordering;
• facturen en financiële administratie: zolang als de fiscale en administratieve bewaarplichten voorschrijven; in Nederland is voor de fiscale administratie in veel gevallen een bewaartermijn van zeven jaar van toepassing;
• technische log- en websitegegevens: in beginsel maximaal 12 maanden, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor beveiliging, beheer, onderzoek naar incidenten of het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Kortere termijnen worden toegepast wanneer de gegevens eerder niet meer nodig zijn.

Na afloop van de bewaartermijn verwijder ik persoonsgegevens of maak ik deze anoniem, tenzij er een wettelijke reden bestaat om ze langer te bewaren.

13. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik. Daarbij besteed ik onder meer aandacht aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sterke wachtwoorden, waar mogelijk tweefactorauthenticatie, actuele software, zorgvuldige omgang met documenten en correspondentie en veilige opslag en verwijdering van gegevens.

14. Minderjarigen

Mijn dienstverlening is niet gericht op minderjarigen en ik werk niet met minderjarigen. Als ik in een uitzonderlijke situatie toch persoonsgegevens van een minderjarige ontvang, verwerk ik die alleen voor zover dat noodzakelijk is en in overeenstemming met de AVG en het toepasselijke Nederlandse recht.

15. Uw privacyrechten

U kunt, afhankelijk van de omstandigheden en de wettelijke uitzonderingen, de volgende rechten uitoefenen:

• inzage in de persoonsgegevens die ik van u verwerk;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• dataportabiliteit wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

U kunt een verzoek sturen naar info@rondomklachten.nl. Ik kan aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Ik reageer zo snel mogelijk en in beginsel binnen één maand. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan die termijn, met bericht aan u, worden verlengd met maximaal twee maanden. Niet ieder verzoek kan worden ingewilligd; bijvoorbeeld wettelijke bewaarplichten of rechten van anderen kunnen daarvoor een reden zijn.

16. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met mij op via info@rondomklachten.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor privacywetgeving: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

17. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer mijn dienstverlening, de website, de gebruikte leveranciers of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De meest recente versie staat op rondomklachten.nl/privacy.html. Bovenaan staat vermeld wanneer deze verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

18. Contact

• Ron Pieper – rondomklachten.nl
• E-mail: info@rondomklachten.nl
• Telefoon: 06-41905440
• Adres: Zeggebeemd 24
• KvK-nummer: 76151948